world health

PENGELOLAAN PERSEDIAAN
Pengelolaan persediaan sebagai inti dari kegiatan pengadaan untuk mencapai ketersediaan obat di RS, menghindari stock out dan mencegah stock yang menumpuk
MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Persediaan perbekalan farmasi yang ada adalah sangat penting di semua lini proses penyaluran
• Persediaan perbekalan farmasi dapat menjamin pengadaan yang tepat, di saat dan ditempat yang memerlukan
• Problem klasik inventory adalah bagaimana menyeimbangkan keuntungan pelaksanaan inventori dengan biaya yang diperlukan.
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Mencegah terhadap ketidakpastikan
1. Persediaan mencakup fluktuasi supply dan demand
2. bertindak sebagai faktor pengaman antara produsen dan pasien
3. menghindari kondisi stock out terutama pada kondisi
- permintaan menanjak
- penyaluran yang terlambat
- problem epidemik
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Efisiensi dana pembelian
1. Pembelian jumlah banyak selalu akan lebih murah dibanding jumlah sedikit.
2. Barang yang terbeli akan masuk dalam inventori dan disalurkan bila diperlukan
• Meminimalkan waktu tunggu
Sangat penting untuk obat/bahan yang diimpor
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
• Menaikkan efisiensi transportasi
- Sangat terasa untuk obat yang dipesan melalui impor dalam jumlah kecil
• Antisipasi fluktuasi musim
- Perubahan musim berpengaruh pada permintaan obat
- Inventori akan mengantisipasi kenaikan permintaan. Perlu dilakukan inventori yang efisien
Manajemen inventori
KERUGIAN INVENTORI
Perlu biaya yang besar, mencakup
1. Capital cost
ð Inventori seperti aset perusahaan perlu biaya besar
2. Storage cost
ð Stocking cost : pemeliharaan bangunan, pajak, listrik dan biaya keamanan, sebagai fixed cost, asuransi, cold room operation dan material handling cost.
ð Kerusakan
- Bisa muncul pada penyimpanan yang lama
- Semakin besar stock barang -> kerusakan semakin besar
ð Obsalescence/penuaan
- Terutama bila muncul produk baru
- Penulisan resep selalu obat baru
- Diperkecil dg kredit penukaran ulang dg penyalur
ð Expiration date
ð Pencurian
- sangat rawan bila jumlahnya besar
MODEL INVENTORI
• Terdiri dari working stock dan safety stock
• Working stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan untuk semua permintaan pengguna obat
• Working stock bervariasi dari 0 – Q0
• Safety stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan bila terjadi kelambatan pengiriman atau permintaan yg berlebih.
• Safety stock = reserve stock=buffer stock=fluctuation stock.
• Average working stock = ½ Q0
• Average inventori =
• Harga I semakin kecil bila :
- Working stock kecil
- Safety stock kecil -> dapat berakibat stock out
• Bila I semakin kecil -> holding cost semakin rendah
• SISTEM CONTROL INVENTORI
Ada 2 macam model inventori :
- Sistem periodik (fixed interval system)
- Sistem perpetual (fixed quantity system)
Sistem Periodik
- Posisi inventori dilakukan setiap interval waktu antar pesanan yang lalu dan pesanan yg sedang dikerjakan, sebesar jumlah selisih perbedaan current inventory level dan a predetermined maximum inventory level.
- Maximum inventory level=safety stock + working stock = purata konsumsi antar dua pemesanan.
- Nama lain :
* T - system (time)
* Economic order interval (EOI) system.
PERPETUAL SYSTEM
• Nama Lain :
ï Q - system (quantity)
ï Economic Order Quantity (EOQ)
• Inventory level dilakukan terus menerus (setiap hari, minggu atau setiap pemesanan)
• Beberapapun besar stock yang ada, order tetap dilakukan dalam jumlah optimal Economic Order Quantity (EOQ)
SERVICE LEVEL
• Adalah persen permintaan yg dpt dipenuhi dari persediaan yg ada.
Misal : 95% service level = spesial obat yg 95% selalu ada dlm persediaan.
• Service level = 95% -> stock out frequency = 5%
• Untuk menjaga service level dlm keadaan konstan safety stock naik dg meningkatnya lead time.
STOCK RECORD
• Sebagai alat manajemen untuk aktivitas control inventori, baik manual maupun computerized
• Stock record harus ada untuk setiap item
• Sistem Penyimpanan stock record:
a. Sebagai file card yg tersusun dari muka ke belakang sesuai abjad atau nomor.
b. Sebagai file card dg sisi visible record tray kardex system.
c. Kalamazoo system sebagai kertas lepas yg tersusun index di bagian bawah.
d. Fixed system , indeks di bagian samping
MINIMUM DAN MAXIMUM STOCK LEVEL FORMULA
• Berguna agar barang cukup dan tidak berlebih
• Menetapkan waktu reorder sebelum terjadi stock out
• Kalkulasi minimum stock :
CA = Average consumption
SS = Safety Stock
• Kalkulasi maximum stock level :
pp = Procurement period
Misal :
LT Penggunaan tetrasiklin = 2 bulan
CA = 1000 kapsul Smin = (2 x 1000) + 2000
SS = 2000 kapsul = 4000 kapsul
PP = 6 bulan Smax = 4000 + (6 x 1000)
= 10.000 kapsul
ESTIMASI EXPECTED DELIVERY DATE
Berguna bila kedatangan barang sering terlambat
 Estimasi dilakukan untuk lead time berikutnya
 Rumus :
DDE = Expected delivery time
DDP = Promised delivery date
OD = Rata-rata keterlambatan (hari)
OD% = Persentase order yang terlambat
Misal :
Suatu penyalur mempunyai kontrak lead time = 45 hari.
Mengalami keterlambatan 50% dari order, dan rata-rata keterlambatan 43 hari.
DDE = 45 + (43 x 50%)
= 66,5
ESTIMASI ORDER QUANTITY
• Bila sampai pada stock level atau di bawah minimum level.
• Rumus :
SB = stock back ordered to clients
Si = Stock on hand in enventory
So = Stock now on order tetapi belum diterima
Misal, (kelanjutan dari kasus sebelumnya)
- Stock = 3000 kapsul (Si)
- Dalam order = 2000 kapsul
- Tidak ada back orders to health facilities
Q0 = (10.000 + 0) – (3000 + 2000)
= 5000 kapsul