PENYIMPANAN
Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atau over stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.
Tujuan penyimpanan :
- Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)
- Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran
- Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Fungsi gudang farmasi adalah :
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan perbekalan farmasi.
- Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.
- Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.

GUDANG
PENGELOLA GUDANG
Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.
Guna mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan farmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

KEGIATAN DI GUDANG
 Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.
 Penerimaan obat (perbekalan farmasi)
 Pengaturan
 Penyimpanan
 Pengeluaran
 Transportasi
 Administrasi
 Pelaporan
 Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :
- Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
- Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.
- Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
- Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.
- Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.
- Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
 Jenis perbekalan farmasi yang disimpan di gudang :
 Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :
- Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC
- Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C).
- Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer.
- Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.
- Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
 Metode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit :
- Berdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat (tablet), sediaan cair (sirup), serta alat-alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya ( ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan )
- Vaksin ?B3?Citostatika ?Reagensia?bahan radiologi ? Injeksi ? Infus ?
- Menurut abjad atau alfabetis
- Menurut farmakoterapi
- Sistem First in first out (FIFO)/ First expire first out (FEFO) atau kombinasi keduanya. Untuk sistem FIFO, penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali masuk, sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat yang punya expire date terdekat.

MANUAL UNTUK GUDANG
- Tetapkan kebijakan utama
- Organisasi gudang & garis tugas wewenang tanggung jawab
- Job descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya.
- Sistem informasi logistik :
- Flow chart : barang; surat/dokumen
- Form-form operasional : invoice; laporan penerimaan barang; permintaan; kartu rekaman stock; blangko expedisi barang
- Prosedur akuntansi
- Prosedur sistem kontrol inventaris
- Administrasi gudang : budget operasional; prosedur pemeliharaan
- Prosedur khusus : KLB, dll.

PENYIMPANAN B3
(BAHAN BERBAHAYA DAN BERACUN)
Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS (Material Safety Data Sheet).
Contoh MSDS :
Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan fisik, ruangan penyimpanan kering, sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi kebakaran, bebas rokok.

WADAH :
Diberi tanda peringatan : “JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN SEMBURAN API, TIDAK BOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA, KULIT, DAN PAKAIAN, WADAH HARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCI TANGAN SETELAH MENGGUNAKAN ALKOHOL.”

Distribusi
 Selama distribusi wadah harus tertutup rapat
 Jauhkan dari bahaya api dan benturan
 Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok

Penggunaan :
- Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%
- Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindung atau pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.
- Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.
- Penanggulangan kontaminasi
- Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.
- Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.
- Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah.
- Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat darurat

SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
- Buku harian penerimaan
- Buku harian pengeluaran
- Kartu persediaan
- Kartu barang
- Surat perintah mengeluarkan barang,
- Surat bukti barang keluar,
- Surat kiriman barang
- Daftar isi kemasan/packing list
- Berita acara penerimaan barang,
- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,
- Laporan stock opname
- Pencatatan obat ED/rusak
- Berita acara pemusnahan obat.

PROBLEM-PROBLEM GUDANG
 Kurang teliti dalam memeriksa obat
 Penempatan yang tidak sesuai dengan protap
 Packing yang hampir sama
 Tidak disiplin melakukan pencatatan
 Tidak disiplin melakukan mutasi barang
 AC mati
 Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.

 Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.
1. Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :
Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.
2. TOR (Turn Over Ratio)
Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.
Rumus :
TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan
HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.
3. Prosentase stock akhir
4. Stock mati
Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
5. Prosentase Barang yang akan ED
Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi.
6. Prosentase stock berlebih
7. Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO

A. PROCUREMENT
1. PERENCANAAN
A. METODE KONSUMSI
B. METODE EPIDEMOLOGI
C. METODE KOMBINASI
D. PRIORITAS PENYEDIAAN
E. ANALISA VEN, ABC
2. PENGADAAN
A. PEMBELIAN
B. PRODUKSI
C. PENYIMPANAN
B. DISTRIBUTION
1. MANAJEMEN INVENTORI
2. KONTROL STOCK
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
4. SISTEM PELAYANAN SATU PINTU
C. DRUG MANAGEMENT CYCLE
• PERENCANAAN
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
Out Put :
Daftar perencanaan kebutuhan obat
• METODE PERENCANAAN
• Metode Konsumsi
• Metode Epidemiologi
• Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
• PEDOMAN PERENCANAAN
• DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.
• Data catatan medik
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Siklus penyakit
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Rencana pengembangan pelayanan RS
• METODE KONSUMSI
Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
• LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan
periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan
penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan
kehilangan obat.
2.Estimasi jumlah kebutuhan obat periode
mendatang dengan memperhatikan :
ð perubahan populasi cakupan pelayanan
ð perubahan pola morbiditas
ð perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat
periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock
• Rumus (yang telah disederhanakan)
CT = (CA x T) + SS – Sisa stock
• METODE EPIDEMIOLOGI
ð Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu populasi masyarakat tertentu (obat program KB, obat program imunisasi)
ð Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data epidemiologi
• Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit yang penting, problem kesehatan, jumlah episode setiap penyakit per periode, kebutuhan obat yang mudah diperkirakan dengan rata-rata standard terapi.
• Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang lengkap dan program kesehatan yang mapan, standar terapi yg mantap.
• Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik dan variasi kondisi antar daerah sangat besar, standar terapi yang kurang dipatuhi
• LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN METODE EPIDEMIOLOGI
1. Susun daftar masalah kesehatan/penyakit utama yang terjadi
2. Lakukan pengelompokan pasien misal : umur
ð Anak 0 - 4 tahun
ð Anak 5 - 14 tahun
ð Wanita 15 - 44 tahun
ð Laki-laki 15 - 44 tahun
ð Orang tua > 45 tahun
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
3. Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun/per periode
4. Susun standard terapi rata-rata/terapi ideal
5.Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan.
Contoh : untuk kasus diarrhea, estimasikan :
ð 90% kasus diberi oral rehidrasi
ð 10% kasus diberi cairan intra vena
ð 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
ð 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri basiler dan kolera.
6. Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
7. Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
8. Hitung kuantitas obat yang dibutuhkan
9. Hitung safety stock, atau jumlah obat diperkirakan hilang
• Contoh Perencanaan Metode Epidemologi untuk kasus luka bakar
Kasus Luka Bakar grade 2 Tahun 2007
- Anak = 24 anak
- Dewasa = 36 orang
Prediksi kebutuhan obat luka bakar tahun 2008 sebagai berikut :
- Rata-rata lama rawat 15 hari
- Standard pengobatan luka bakar anak per
hari rawat sebagai berikut :
Obat per oral rawat inap lanjutan 5 hari kemudian
lanjut 5 hari rawat di rumah (rawat jalan) sbb :
1. Amoxicilin tab 3 x 500mg x 10 hr = 30 tab
2. Vitamin C tab 3 x 250mg x 10 hr = 30 tab
a. Hitunglah total kebutuhan obat dan alkes untuk pasien luka bakar anak!
b. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes untuk luka bakar dewasa?
c. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes luka bakar untuk balita?
d. Berapa waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan perhitungan perencanaan dengan metode epidemologi ini?
e. Berapa total kebutuhan biaya obat dan alkes untuk kasus luka bakar anak dan dewasa?
f. Penyulit apa yang saudara temui?
• Latihan
Susunlah kebutuhan obat dengan metode
epidemologi untuk kasus :
- TB paru dewasa rawat jalan rata-rata per bulan 30 orang.
- Infeksi saluran kemih dewasa rawat jalan per bulan rata-rata 10 orang.
- DM tipe 2 rata-rata per bulan 480 orang.
Perencanaan dengan metode epidemiologi membutuhkan prediksi epidemiologi yang tepat.
Bagaimana memprediksi epidemiologi yang mana kasus penyakit fluktuatif, kecenderungannya menaik atau menurun sehingga tidak bisa diambil data rata-rata. Maka dapat digunakan beberapa metode antara lain :
Melakukan analisis data berkala sehingga mendapatkan garis trend/regresi.
Menggunakan pendekatan analisis regresi sederhana.
• ANALISA DATA BERKALA
• Analisa data berkala yakni analisis data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk mendapatkan gambaran atau trend pelayanan di RS.
• Data berkala = deret berkala
• Analisa ini dapat digunakan untuk melakukan koreksi-koreksi perkembangan (kenaikan/penurunan) penyakit/tindakan medik baik pola perencanaan epidemiologi/konsumsi.
• BEBERAPA CARA ANALISIS DATA BERKALA
1.Trend :
- gerakan yang menunjukkan arah per-kembangan secara umum (kecenderungan naik/turun)
- Analisa trend
2. Siklus : gerakan jangka panjang di sekitar garis trend.
3. Gerakan/variasi musiman : gerakan yang punya pola tetap dari waktu ke waktu.
4. Gerakan/variasi tidak teratur : gerakan/variasi yang bersifat sporadis. (misal : RL diwaktu KLB diare)
Perkiraan 2008 kunjungan rawat jalan
Y = a + bx (persamaan regresi sederhana)
Y = Proyeksi rasio
a = Konstanta
b = koefisien regresi
x = tahun yang diproyeksikan
Sxy = a Sx + b Sx²
4,38 = 6a + 14b (Persamaan II)
Y = n a + bx (Persamaan I)
2,07 = 3.a + 6b
• Latihan
• Bagaimana prediksi kasus cedera kepala berat dengan craniotomi tahun 2009?
• Dengan data sebelumnya :
Tahun 2001 : 165 px Tahun 2005 : 324 px
Tahun 2002 : 199 px Tahun 2006 : 387 px
Tahun 2003 : 215 px Tahun 2007 : 469 px
Tahun 2004 : 285 px Tahun 2008 : 612 px
• Hitunglah kebutuhan obat dan alkes untuk tindakan bedah syaraf (craniotomi).
• Metode Kombinasi :
Konsumsi dan Epidemiologi
• Berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun).
• Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
• Contoh :
Data konsumsi rata-rata perbulan tahun
2008 perawatan cedera kepala berat :
- Manitol infus 500ml = 390 btl
- Citilcholin inj = 790 amp
- Piracetam 3 gr inj = 527 amp
- Ranitidin inj = 800 amp
- Cefotaxim Inj = 800 amp
Kecenderungan kasus cedera kepala berat naik bagaimana menghitung kebutuhan obat-obat tersebut? Lihat data kasus cedera kapala berat sebelumnya?
• PENERAPAN METODE PERENCANAAN
DI RS
METODE KONSUMSI :
Digunakan untuk obat atau alkes yang sudah mempunyai data konsumsi yang mantap, yang tidak bisa dihitung dengan kasus per kasus penyakit.
Misal : - Infus cairan dasar (RL, D5%, NACL dll).
- Injeksi antibiotika generik ,inj generik
- Alat kesehatan habis pakai spuit,
infuset, IV Cateter dll.
• METODE EPIDEMOLOGI DIGUNAKAN UNTUK :
• Perencanaan kebutuhan obat yang mana kasus penyakit cenderung naik atau turun.
• Perencanaan kebutuhan penyakit tertentu, terutama penyakit yang perlu menggunakan obat mahal (obat kanker, albumin, anastesi inhalasi).
• Program pengembangan pelayanan kesehatan RS yang baru.
• Penyediaan obat floor stock di ruang rawat inap atau ruang tindakan medik.
• METODE KOMBINASI DIGUNAKAN UNTUK :
• Untuk obat & Alkes yang terkadang fluktuatif maka dapat menggunakan metode konsumsi dg koreksi² pola penyakit, perubahan, jenis/jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kesehatan.
• Farmasis harus mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit, dan perubahan-perubahan terkait dan secara terus menerus melakukan analisa data
• Harus disertai kesepakatan penatalaksanaan terapi/tindakan antara pihak SMF, Farmasi, pihak manajemen RS.
• Farmasi perlu sering berkomunikasi dengan pihak terkait dan memonitor jumlah tindakan/kunjungan & persediaan obat.
• PROBLEM PERENCANAAN DI RS
• GAP Anggaran : antara perhitungan kebutuhan anggaran dengan anggaran yang tersedia di RS.
• Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn prioritas pemilihan obat untuk meningkat-kan efektifitas dan efisiensi pengelolaan obat.
• Efektifitas : situasi telah memberikan pelayanan yg cukup, tdk terjadi kekosongan obat.
• Efisiensi : efektifitas dicapai dengan biaya minimal.
• UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN OBAT MENGGUNAKAN ANALISA :
• ANALISA ABC (PARETO)
• ANALISA VEN
• ANALISA PUT
• ANALISA VEN
(Vital, essensial, Non Essensial)
Semua jenis obat yang tercantum dlm daftar obat
dikelompokkan ke dlm 3 kelompok VEN sebagai berikut :
• Kel. Vital, kelompok obat yang sangat utama (pokok/vital) antara lain : obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat, tidak dapat digantikan obat lain.
• Kel. Essensial, obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk mencegah kematian secara langsung/kecacatan.
• Kel. Non Essensial, merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
Contoh :
Dihidrasi berat :
RL ?
Oralit ?
Shock : adrenalin inj ?
Gigitan ular : ABU inj?
Asam Traneksamat inj?
Lihat makalah!
• PENGGOLONGAN OBAT SISTEM VEN DAPAT DIGUNAKAN :
• Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
• Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
• Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.
Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai
aspek antara lain :
- Klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya.
Langkah-langkah menentukan VEN.
1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan
Penentuan Kritera VEN dilakukan oleh tim yaitu Panitia
Farmasi
• Contoh menentukan sistem VEN
• ANALISA ABC (Always, Better, Control) atau pareto.
• Berdasarkan atas nilai ekonomis barang
• Gol. A : jika nilai penggunaan paling tinggi 75 – 80% dari total biaya dengan jumlah 10-20% dari total jenis obat.
• Gol. B : jika nilai penggunaan banyak menghabiskan 15-20% dari total biaya dengan jumlah 30% dari total jenis obat.
• Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus menghabiskan biaya 5-10% dari total biaya dengan menggunakan jumlah obat 50% dari total jenis obat.
• ANALISA PUT (Prioritas Utama Tambahan)
- Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital B, Vital C.
- Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A, Essensial B, Essensial C.
- Tambahan : termasuk didalamnya kategori non essensial A, non essensial B, non essensial C.
• INDIKATOR PERENCANAAN
1. Prosentase kesesuaian pembelian dg perencanaan awal tahunan
2. Prosentase kesesuaian dana pembelian dg perencanaan anggaran
3. Prosentase kesesuaian perencanaan terhadap formularium.